Vô vàng lí lo thấy mệt mỏi khi làm việc với email

Ngày nay với công nghệ thông tin ngày càng phát triển, mọi người luôn muốn điều thuận tiện nhất cho mình . Việc gặp gỡ các đối tác làm việc không còn quang trọng nữa , bạn có thể liên hệ qua email. Email trở thành người bạn " giao thư" đáng tin cậy, có thể giao đúng người nhận và nhanh chóng, hiệu quả. Tôi thấy việc email sao cho chuyên nghiệp cũng là một loại kỹ năng không thể thiếu của dân văn phòng. Hôm nay thấy được một bài tổng hợp 20 sai lầm cần tránh khi viết email làm việc khá đầy đủ nên chia sẻ ở đây để các anh chị tham khảo cũng như làm tài liệu.

Email vẫn luôn là phương tiện liên lạc chủ yếu của mỗi chúng ta. Bởi email mang cả tính chất cá nhân và chuyên nghiệp nên nó trở nên rất quan trọng và được xem như một phần của thương hiệu cá nhân. Trong mỗi email chúng ta gửi sẽ phản ảnh chúng ta là ai và mọi người sẽ nhìn nhận ta thế nào.

Thật không may, khi đề cập đến email chúng ta thường nhận thấy những điều tồi tệ hơn là những điều tốt.

Mỗi ngày, hơn 200 tỷ email được gửi đi và nhận trên toàn cầu, và mỗi ngày một nhân viên dành trung bình 6,3 giờ làm việc trên email. Thêm vào đó dòng thông tin liên tục dội về từ vô vàn các nguồn khác , và đó là nguyên nhân khiến chúng ta cảm thấy mệt mỏi khi làm việc với email và trở nên lười biếng.

Dưới đây là một vài sai lầm khi viết email phổ biến mà chúng ta nên tránh.

1. Đặt tiêu đề email mơ hồ

Trước khi quyết định có nên mở một email trong vô vàn email được nhân, hầu hết chúng ta sẽ nhìn vào "người gửi", sau đó là dòng "tiêu đề". Hãy mô tả rõ ràng mục đích email của bạn nếu bạn không phải đối tượng để vượt qua các tiêu chí đầu tiên, thì chí ít bạn có thể đạt được thành công ở tiêu chí thứ 2.

2. Không giới thiệu bản thân

Trong trường hợp người nhận không nhớ đến bạn ngay lập tức, điều này sẽ gây nên phiền phức vì họ sẽ phải tìm hiểu thông tin của bạn. Vậy nên hơn hết bạn hãy cung cấp một lời giới thiệu ngắn gọn và giải thích làm thế nào các bạn đã gặp hoặc quen biết nhau.

3. Không giới thiệu chủ đề

Tương tự như tin nhắn. Người nhận email có thể không hiểu lý do tại sao bạn gửi email cho họ. Hãy giới thiệu và giải thích ngắn gọn lý do cho việc gửi email của bạn.

4. Lợi dụng cài đặt chế độ "khẩn cấp"

Tránh trở thành "cậu bé chăn cừu" khi sử dụng nút khẩn cấp trên mỗi email. Các chủ đề duy nhất đủ điều kiện được coi là khẩn cấp khi công việc sắp đến hạn deadline, biện pháp kỷ luật hoặc thực phẩm miễn phí trong phòng nghỉ. Mọi việc khác có thể chờ được.

5. Đính kèm file lớn hoặc file đáng ngờ

Tránh đính kèm tập tin lớn vì nó mất rất nhiều không gian lưu trữ và công sức tải về. Hãy tìm hiểu làm thế nào để giảm dung lượng tập tin và tránh việc gửi các tập tin nén "zip", vì có thể những file đính kèm này sẽ bị trả lại vì lý do an ninh và cũng ko nên gửi những bức ảnh "tự sướng", vì rất có thể nó sẽ bị trả lại bởi lý do xã hội.

6. Gửi link không đúng cách

Với nhận thức ngày càng tăng của người nhận đối với những thách thức an ninh mạng, những liên kết, những link web không rõ ràng và URL rút gọn sẽ khiến người nhận khó chịu. Hãy minh bạch, và gửi các liên kết đầy đủ cho họ, và bạn đừng bao giờ gửi link đến các trang web không phù hợp hay gây tổn hại (bao gồm những link YouTube ghê rợn được coi là "hố đen").

7. Yêu cầu thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm

Bất kể mối quan hệ của bạn với người nhận có tốt như nào bạn cũng đừng bao giờ yêu cầu gửi thông tin cá nhân hay thông tin nhạy cảm qua email. Nó có thể bao gồm cả thông tin đăng nhập hoặc mật khẩu hoặc album Kenny G. yêu thích.

8. Thảo luận về các vấn đề nhạy cảm

Những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm không bao giờ được gửi qua email, trừ khi bạn đang cố gắng gắn sự liên đới về trách nhiệm và nghĩa vụ - điều này chỉ làm bạn thêm khó chịu mà thôi.

9. Gửi nội dung không phù hợp

Không bao giờ được nghĩ rằng những gì bạn viết trong email là riêng tư. Sẽ rất nghiêm trọng khi đó là những lời đùa không phù hợp hay những lời lẽ buộc tội người nhận email.

10. Không sử dụng BCC

Khi gửi một email đến nhiều người nhận, bạn nên nhớ luôn để một số địa chỉ email trên dòng bản sao ẩn (BCC). Nếu không sử dụng BCC bạn sẽ tiết lộ tất cả các địa chỉ email bạn gửi cho người khác.

11. Sử dụng CC không thích hợp

Không bao giờ có chuyện khi bạn làm một việc gì đó mà không có cấp trên giám sát hay một bên nào đó liên quan. Khi gửi email bạn nên CC tới một ai đó. Điều này sẽ giúp khẳng định sự tín nhiệm và thể hiện trách nhiệm. Tất cả những điều này là để nâng cao trình độ của bạn.

12. Bỏ qua ngữ pháp và thể thức

Email là sự phản ánh cá nhân bạn, vì vậy không soát lại toàn bộ nội dung email của mình trước khi gửi đi chỉ là để người nhận thấy bạn quá yếu kém và thiếu cẩn thận.

13. Quá suồng sã

Trừ khi bạn đang viết cho một người bạn, người bạn đời của mình hoặc người thân gần gũi khác, đừng cho rằng người nhận của bạn muốn được đối xử như những người anh em của bạn.

14. Không xóa dấu vết của email cũ

Mỗi email bạn chuyển tiếp hay trả lời sẽ tồn tại dấu vết của email trước đó. Thông thường, những vết tích của email cũ có thể bao gồm các tài liệu nhạy cảm hoặc không phù hợp. Để an toàn thì tốt hơn hết hãy xóa tất cả các dấu viết của email cũ và bắt đầu với một email mới. Nếu bạn chọn cách giữ lại các dấu tích của các email cũ để hỗ trợ việc giải thích nội dung email của bạn, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra nội dung đó rất cẩn thận và hãy xóa bất cứ điều gì bạn cho là không cần thiết.

15. Gây hiểu lầm về giới tính

Ví dụ những cái tên dùng được cho cả nam và nữ thì quả nhiên rất dễ gây hiểu lầm và cũng vì thế gây rắc rối lớn. Vì vậy hãy chắc chắn bạn đã làm rõ giới tính tất cả những người bạn sẽ đề cập trong email.

16. Gửi email tức giận

Chẳng có điều gì hay ho từ một email thể hiện sự cáu giận. Nếu bạn thấy tức ngực vì những bực bội và muốn tống tất cả những điều đó ra khỏi cơ thể. Và nếu cách bạn chọn để giải tỏa là viết một email và lưu trong “ bản lưu nháp” để sau này đọc lại thì đây là một thảm họa nghiêm trọng bạn nên tránh.

17. Gửi thông điệp vô nghĩa

Tránh gửi những lời lẽ dài dòng mà không có trọng tâm và không có giá trị cho người nhận.

18. Sử dụng thẻ ngày

Xem xét việc sử dụng các dịch vụ như Doodle hoặc Sunrise nếu bạn đang phải đối phó với nhiều người tham gia cùng một lúc.

19. Không chỉ đích danh người có trách nhiệm với công việc (nếu cần)

Nếu bạn cần một ai đó làm gì đó, thì hãy cụ thể hóa và cho họ biết. Nếu bạn gửi email cho nhiều người, sau đó làm rõ ai là người chịu trách nhiệm cho hành động đó thì đó sẽ là cách làm thông minh nếu không thì chắc chắn bạn sẽ gặp khó khăn đấy.

20. Đưa ra quyết định cuối cùng

Nếu trong email bạn nhận được không có những yêu cầu hay lời thúc giục hành động thì hãy đưa ra quyết dịnh cuối cùng trong một email phản hồi. Có lẽ những email gửi và nhận như thế đã đủ để giải quyết công việc rồi.

XEM THÊM TẠI:  tuyển dụng quản lý

Nhân viên quyết định từ bỏ công việc thu nhập cao vì lí do

 Làm việc trong văn phòng nhân viên đã chịu nhiều áp lực và thường họ rất mệt mỏi. Các chính sách của công ty ngày càng gia tăng khiến nhân viên không thể thở nổi và dần họ trở nên thụ động trong công việc. Dưới tác động không nhỏ từ cấp trên khiến nhân viên bị áp lực nặngThường người ta cho rằng nhân viên rời bỏ sếp chứ không phải là công việc. Tôi thì không hoàn toàn đồng ý với điều này.

Chúng tôi có rất nhiều khách hàng, họ chẳng có vấn đề xung đột gì với sếp trực tiếp cả. Dù vậy, họ lại luôn cảm thấy mệt mỏi với hàng núi công việc hàng ngày. Dưới đây là một số điều họ bày tỏ:

“Lúc đầu thì công việc cũng khá thú vị, nhưng dần dần tôi chẳng học được thứ gì mới mẻ cả. Tôi cố gắng cả trăm lần giúp công ty tôi thoát khỏi đáy giếng nhỏ hẹp nhưng không thể. Họ thích những thứ sẵn có. Mỗi năm họ mất một vài khách hàng, tuy có tiến hành cải tổ nhưng cũng chẳng thay đổi được gì. Tôi cảm thấy quá mệt mỏi.”

“Tôi nghỉ việc vì không có điều gì khiến tôi tham vọng ngoài những công việc nhàm chán thường ngày. Chẳng có ai trong công ty này có tầm nhìn về tương lai, đơn giản họ chỉ cần tăng trưởng 9% mỗi năm. Chẳng ai quan tâm vấn đề đang tồn tại ở đây là gì?”

“Tôi chẳng muốn nghỉ việc đâu, nhưng những người tôi quen bên ngoài đều khiến tôi thấy công việc của họ thú vị và bổ ích hơn tôi nhiều. Một trong những đứa bạn của tôi đang làm việc tại một startup địa phương. Cô ấy nói với tôi liệu có muốn đến và gặp sếp của cô ấy không. Vì vậy tôi đã ghé đến.

Tôi đã đến công ty cô ấy vào giờ nghỉ trưa. Tuy chỉ có 48 phút trong tòa nhà ấy nhưng tôi đã nghĩ đây đúng là nơi mình muốn làm việc. Khi trở về văn phòng của mình, tôi lại cảm thấy chán nản. Hiện nay tôi cùng với bạn mình làm ở một công ty startup. Tại sao phải làm ở một nơi khiến niềm đam mê của mình bị thui chột cơ chứ?”

Tôi nhận thấy có một vài vấn đề lớn về văn hóa đã biến đổi động năng tại nơi làm việc theo chiều hướng tiêu cực. Khi có những dấu hiệu tiêu cực, những cá thể tốt sẽ chẳng muốn ở lại. Do vậy, sẽ rất khó khăn để tạo động lực cho mọi người.

Ở một số nơi, mọi người có thể trò chuyện, mỉm cười và nói những câu bông đùa. Ở một vài nơi khác, khuôn mặt của nhân viên luôn căng thẳng và lo sợ. Họ luôn cẩn thận với từng lời họ nói và việc nói chuyện đó với ai. Lý do duy nhất khiến các lãnh đạo không nhận thức được vấn đề văn hóa bởi vì cá thì chẳng thể biết là nó đang bơi trong nước sạch hay bẩn cả.

Những con cá bơi trong nước bẩn dần dần quen với môi trường bẩn thỉu. Chúng nghĩ đó là điều bình thường vì đó là tất cả nhũng gì chúng biết.

Dưới đây là 5 vấn đề về văn hóa có thể làm chậm dần và ngăn chặn hoàn toàn khả năng thành công của một tổ chức:

Thiếu những bản kế hoạch

Những tổ chức vững mạnh luôn luôn lập kế hoạch và làm theo chúng. Điều chỉnh kế hoạch là việc bắt buộc phải thực hiện. Những tổ chức kém cũng trải qua quá trình lập kế hoạch. Tuy vậy, họ kết thúc mà chẳng có kế hoạch rõ ràng nào để các thành viên có thể làm theo.

Kết quả là chẳng ai biết rõ mục tiêu chính xác là gì vì những thứ cần ưu tiên luôn luôn thay đổi. Chẳng ai ăn mừng chiến thắng vì không có kết quả nào của họ khiến các lãnh đạo thực sự hài lòng.

Có ai còn muốn đặt động lực của mình vào môi trường như thế này chứ?

Bộ máy quan liêu ngột ngạt

Tất cả mọi tổ chức đều cần một vài cấp độ quản lý. Ở một vài nơi có quá nhiều chính sách khiến bạn chẳng thể làm việc gì nếu không có sự chấp thuận của quản lý.

Trong những công ty như vậy, có chính sách cho tất cả mọi thứ. Tuy vậy không ai được trao quyền để sử dụng trí tuệ và kinh nghiệm của mình để giải quyết từng vấn đề cụ thể. Những người thông minh và có khả năng sẽ không bao giờ chịu trói chân ở những nơi “Bạn không thể làm theo quyết định của mình, vì có sẵn một quy định cho nó rồi!”

Mối quan hệ quan trọng hơn kết quả công việc

Ở những tổ chức hoạt động hiệu quả, hầu hết các thành viên đều tin tưởng rằng người lãnh đạo của họ có đủ năng lực để quản lý và trao đổi các nhiệm vụ.

Còn ở những tổ chức hoạt động kém, nhiều người được thăng tiến chỉ nhờ mối quan hệ. Sự thiếu công bằng trong tuyển dụng và thăng chức ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, khiến những con người tài năng ngừng cố gắng. Tại sao bạn phải làm việc chăm chỉ trong khi người ta được thăng chức không phải nhờ kết quả công việc mà là nhờ mối quan hệ?

Sợ nói thẳng quan điểm của mình

Sự bất đồng và tranh luận là một điều rất bình thường ở những tổ chức hoạt động lành mạnh. Tuy vậy, ở một số nơi, mọi người giữ im lặng, giữ suy nghĩ riêng cho bản thân mình. Đừng nghĩ rằng bạn vẫn giữ được những nhân viên giỏi khi cố tình bịt miệng chứ không phải chú ý lắng nghe họ.

Không coi trọng những ý tưởng hay

Nhiều nhân viên có những ý tưởng tốt nhưng lại không bao giờ được thực hiện. Có trường hợp, ý tưởng đó còn bị đánh cắp và bóp méo đến mức không nhận ra được. Lý do chỉ đơn giản là vì có lãnh đạo cảm thấy bị “đe dọa” bởi những giải pháp hay ho của cấp dưới.

Deanne đã làm việc 4 năm tại một công ty trước khi cô rời đi. “Tôi cũng ghét phải chuyển việc. Nhưng Tổng Giám đốc mới đến và khiến mọi người lo sợ về công việc của mình. Có lần tôi đã đưa cho ông ấy một ý tưởng. Đó là kế hoạch cắt giảm số lượng sản phẩm lỗi trên thị trường bằng việc thay đổi quy trình kiểm soát chất lượng.” Một tuần sau, cô ấy đã nhận được câu trả lời: “Hãy giữ lấy cái kế hoạch của cô. Đến lúc cô lên làm Tổng Giám đốc cô sẽ có cơ hội thử nó.”

Những công ty hùng mạnh sẽ luôn chào đón và thúc đẩy những ý tưởng tốt ở bất cứ đâu. Những công ty không biết trân trọng, sẽ luôn bí ý tưởng và đẩy nhân viên tài năng sang các công ty đối thủ của mình.

Liệu văn hóa công ty bạn có bị ảnh hưởng bởi một trong các vấn đề này không? Hãy cùng thảo luận với đồng nghiệp về vấn đề văn hóa trong tổ chức trước khi quá muộn.

Tham khảo thêm: tuyển dụng quản lý